Tu servicio,
con las reglas claras.

1 Quién le presta el servicio

VEREAL Pagos es el nombre comercial del servicio ofrecido por JAIRO HERNANDO JIMENEZ, persona natural, identificada con C.C. 93400268 y NIT 93400268-1, domiciliada en Floridablanca, Santander, Colombia, dirección de notificación Carrera 22B # 197 - 52, Floridablanca y teléfono 3222276646. En este documento, «VEREAL» y «nosotros» se refieren a esa persona natural; «usted» y «comercio» se refieren a quien contrata el servicio.

Puede contactarnos en hola@vereal.co para asuntos contractuales, soporte y protección de datos. Las condiciones se encuentran disponibles para consulta y descarga en https://app.vereal.co/legal. Su contrato es con JAIRO HERNANDO JIMENEZ. VEREAL es el nombre del servicio; hoy no se presenta como una sociedad distinta.

2 Para qué sirve VEREAL

VEREAL ayuda a registrar y contrastar información de pagos de un comercio. Puede extraer datos de comprobantes mediante inteligencia artificial, buscar coincidencias con SMS o notificaciones recibidos en un dispositivo autorizado y consultar estados de transacciones mediante las integraciones habilitadas, incluida Bold. Si su plan incluye conciliación, también puede comparar registros con un extracto que usted aporte; ese archivo no constituye una conexión directa con el banco. Las fuentes, funciones, límites de uso y requisitos disponibles se indican antes de contratar en el resumen del plan.

VEREAL no recibe ni custodia los fondos de las ventas del comercio, no es un banco y no certifica por sí mismo la liquidación definitiva de una operación. Los movimientos de dinero y los servicios de pago corresponden a las entidades y participantes respectivos. El cobro de la suscripción de VEREAL es una operación distinta de los pagos que el comercio verifica.

3 Cómo interpretar un resultado

Cada resultado debe identificar su fuente y la fecha y hora de la información utilizada. El alcance de la verificación es el siguiente:

Comprobante analizado: Se extrajeron datos de la imagen. Por sí solo no demuestra recepción del dinero ni autenticidad del comprobante.

Coincidencia con notificación: Se relacionó el comprobante o la venta con un SMS o aviso recibido en el dispositivo autorizado. No equivale a una consulta directa de los movimientos de la cuenta.

Estado informado por Bold: Se obtuvo de la integración autorizada el estado de esa transacción. Debe leerse junto con su referencia, importe, comercio y momento de consulta.

Pendiente de verificación: La información falta, es insuficiente, está desactualizada o presenta inconsistencias. No significa automáticamente que el pago sea falso o inexistente.

Confirmación manual del comercio: Un usuario autorizado registró una decisión. Debe distinguirse de una validación automática o de un estado comunicado por una entidad.

Las notificaciones pueden llegar tarde, duplicarse o resultar incompletas. Un mensaje o una imagen puede ser alterado o asociado a otra venta. La lectura automática puede equivocarse. Una aprobación comunicada por una entidad no constituye una garantía de irrevocabilidad ni excluye devoluciones, anulaciones, controversias o ajustes posteriores.

Si la información es ambigua, el comercio debe verificar la operación por un canal oficial de su entidad antes de actuar. VEREAL debe evitar presentar una coincidencia incompleta como confirmación definitiva y debe permitir reportar errores. Estas precauciones no eliminan nuestra responsabilidad por incumplimientos propios.

4 Su cuenta, sus usuarios y las conexiones

Quien contrata debe ser mayor de edad y estar facultado para actuar por el comercio. Debe mantener actualizada la identificación del negocio, asignar permisos de forma adecuada y retirar el acceso de quienes dejen de estar autorizados. Cada persona debe usar sus propias credenciales.

La conexión de un dispositivo, cuenta comercial o integración exige la autorización de su titular o de quien pueda administrarla legítimamente. El permiso del sistema operativo no reemplaza las autorizaciones de datos personales que resulten necesarias.

Para verificar las ventas de su comercio no solicitamos la contraseña de ingreso a su banco, el PIN de una tarjeta ni los códigos de un solo uso para aprobar transacciones bancarias. Las llaves o tokens de una integración, como Bold, son credenciales distintas: solo deben suministrarse mediante el mecanismo seguro habilitado, con los permisos necesarios, y pueden revocarse ante el proveedor. Nunca deben enviarse por correo de soporte ni incorporarse a un comprobante para la IA.

Las credenciales de la cuenta VEREAL se gestionan mediante procedimientos de autenticación y restablecimiento. El soporte no debe pedirle su contraseña. Usted debe reportar accesos sospechosos a hola@vereal.co; nosotros debemos investigar y atender los incidentes atribuibles al servicio.

5 Cuánto cuesta y cómo se contrata

La prueba gratuita dura siete días calendario desde la activación y no exige medio de pago ni se convierte por sí sola en una suscripción pagada. Antes de activar un plan de pago se presentará su duración, precio total e impuestos aplicables, frecuencia de cobro, funciones, límites y fecha de inicio. El resumen aceptado forma parte del contrato y debe entregarse o quedar disponible para su conservación.

La mensualidad cubre 30 días. El pago anual anticipado cubre un año calendario desde el vencimiento que conserve a su favor o, si ya venció, desde la fecha de aprobación del pago. Si la fecha inicial es 29 de febrero, el aniversario del año siguiente será el 28 de febrero. Antes de pagar verá la fecha estimada de cobertura si el pago se aprueba ese día; la fecha definitiva quedará registrada con su aprobación. Se respetan las coberturas ya adquiridas.

La suscripción se cobra mediante Wompi. No se realizarán cargos recurrentes sin autorización expresa e independiente que permita identificar importe o regla de cálculo, periodicidad, instrumento de pago y forma de cancelar. Si no existe esa autorización, el pago de un período no autoriza débitos futuros.

Los cambios de precio se comunicarán con al menos treinta días calendario de anticipación, se aplicarán solo a períodos futuros y respetarán las condiciones ya pagadas. Cuando requieran una nueva autorización de cobro, no se ejecutarán hasta obtenerla. Puede cancelar antes de su aplicación, sin penalidad de permanencia.

5A Comprobantes incluidos y cargos por excedentes

Express incluye 500 comprobantes con imagen por ciclo; Premium, 1.500. Cada sede adicional contratada añade 300. Los avisos de pago por QR que no requieren leer una imagen no consumen ese cupo. Cada comprobante excedente cuesta $300 COP, sin cargos adicionales no informados.

No hay un tope monetario automático: el total depende de los comprobantes adicionales que utilice. Antes de habilitar estos cargos le mostraremos el cupo y las fechas exactas y le pediremos una aceptación separada. No cobraremos consumos anteriores a esa aceptación. Los ciclos actuales son de 30 días, alineados con el vencimiento de la suscripción; el primero puede ser más corto si los habilita con el período ya iniciado. Pagar por anticipado no reinicia el cupo ni cambia un ciclo de consumo ya abierto. Al cerrarlo, los siguientes ciclos duran hasta 30 días, sin superar el vencimiento pagado. Un ciclo final más corto conserva el cupo completo ofrecido para ese ciclo. El cupo no usado no se acumula.

Se cuenta una sola vez cada imagen nueva identificada como comprobante y leída correctamente. No suman los avisos sin imagen, los duplicados detectados, los reintentos técnicos, los análisis adicionales de una misma imagen, las lecturas fallidas ni las imágenes identificadas como cierres o consignaciones de caja. Esto mide lecturas del servicio, no garantiza que el dinero haya ingresado.

En su cuenta verá el período, comprobantes utilizados, cupo incluido, número de excedentes, valor por unidad y total. Podrá descargar los identificadores y fechas de los comprobantes contados. Ejemplo: 520 utilizados − 500 incluidos = 20 excedentes; 20 × $300 = $6.000 COP. Ese cargo corresponde al consumo adicional y se muestra separado de la mensualidad.

El consumo se acumula y se liquida después de terminar el período, incluso si solicitó cancelar la renovación. Solo debitaremos una tarjeta si existe una autorización específica de excedentes vigente para esa tarjeta. La autorización de mensualidad no cubre este cargo. Si retira el permiso o cancela la suscripción, el saldo autorizado ya consumido sigue pendiente y podrá pagarlo por Wompi sin renovar el servicio. Nunca se presentará un pago pendiente como si ya estuviera cobrado.

Puede retirar la autorización para consumo futuro en su cuenta o por hola@vereal.co. No se generan cargos nuevos bajo un permiso retirado. Mientras no exista aceptación vigente, VEREAL asume las lecturas adicionales y no las factura después. Si cambia de plan o de número de sedes, se revisan nuevamente las condiciones; no se reduce retroactivamente un cupo del período abierto ni se modifica una liquidación cerrada. Los cobros que no reconozca pueden reclamarse sin perder sus derechos.

6 Qué ocurre si un pago se vence o hay una interrupción

Ante un pago vencido se informará el motivo y se respetará un período de gracia de tres días calendario después de la fecha de cobro, durante el cual el servicio seguirá funcionando; después podrá suspenderse la prestación de nuevas verificaciones. La suspensión no implica que VEREAL detenga los pagos de sus clientes al banco: afecta únicamente las funciones de la plataforma.

La falta de pago no ocasionará el borrado inmediato del historial. Durante la suspensión podrá solicitar una exportación sin tener que pagar para ejercer sus derechos de protección de datos. Si transcurren treinta días calendario de suspensión sin regularización, podremos terminar el servicio con aviso y aplicar los plazos de salida y conservación de este documento. No se facturarán nuevos períodos de un servicio suspendido por esta causa, salvo una prestación distinta expresamente solicitada y acordada.

Podremos restringir de inmediato el acceso indispensable para contener un riesgo de seguridad, atender una orden de autoridad competente o detener un uso ilícito acreditado. Informaremos la causa y el alcance tan pronto sea posible, salvo prohibición legal, y restableceremos las funciones cuando desaparezca la causa. La medida será proporcionada y no impedirá injustificadamente presentar reclamaciones.

7 Cómo cancelar y llevarse su información

No hay permanencia mínima. Puede cancelar por el mecanismo de contratación disponible o escribiendo a hola@vereal.co. Confirmaremos la solicitud y la fecha de terminación, y detendremos las renovaciones y sus débitos. Los excedentes ya consumidos con autorización se liquidan al cierre del período y pueden pagarse por un enlace separado; pagar ese saldo no reactiva el plan. Cancelar no le exigirá más trámites que contratar.

Al cancelar, conservará el servicio hasta terminar el período que ya pagó, incluido su último día según la hora de Colombia. No es el último día del mes calendario: es la fecha de vencimiento que aparece en su cuenta. Si pagó varios períodos por adelantado, se respeta toda esa cobertura. Si necesita terminar antes, puede solicitarlo en hola@vereal.co. La cancelación ordinaria impide nuevas renovaciones; las devoluciones del período en curso dependerán del retracto, incumplimiento, garantía, reversión o condición comercial aplicable, sin excluir los derechos que la ley le reconozca.

Podrá pedir una exportación de los datos de su comercio durante la relación y hasta noventa días calendario después de terminarla. Entregaremos los registros en CSV u otro formato estructurado utilizable y los archivos asociados que todavía se conserven, por un canal seguro, dentro de diez días hábiles de verificar su facultad para recibirlos. Este plazo contractual no amplía los plazos legales de derechos de los titulares.

Si pide eliminación antes de finalizar esa ventana, le advertiremos qué información dejará de estar disponible y tramitaremos su instrucción conforme a la política. La exportación es de sus registros y archivos, no del código fuente, secretos de seguridad ni datos de otros comercios.

8 Cuándo puede pedir una devolución

Cuando usted tenga calidad de consumidor y legalmente proceda, podrá ejercer el retracto dentro de cinco días hábiles contados desde la celebración del contrato de servicios. Puede comunicarlo a hola@vereal.co identificando su suscripción, sin necesidad de exponer un motivo.

La excepción relativa al comienzo del servicio solo se aplicará si la prestación efectivamente inició con su acuerdo, y conservamos evidencia de ambos hechos. Aceptar estos términos no equivale a una renuncia general al retracto. La activación de una cuenta o el pago no se utilizarán por sí solos como prueba de renuncia al retracto. Mientras no se obtenga y conserve una solicitud diferenciada de inicio inmediato del servicio pagado, VEREAL no invocará esa excepción para negar el retracto que legalmente corresponda.

Cuando proceda el retracto de una contratación electrónica, devolveremos el dinero sin descuentos dentro del máximo legal de quince días calendario desde su ejercicio y el cumplimiento de los requisitos aplicables para efectuar la devolución. No se le exigirá devolver físicamente un servicio digital. Se informará el medio de restitución y se solicitarán solo los datos necesarios.

También se mantienen los derechos de garantía, terminación por incumplimiento y reversión de pagos cuando sean aplicables. Si existe fraude, un cobro no solicitado o alguna otra causal legal de reversión, comuníquelo oportunamente a VEREAL y al emisor de su instrumento de pago. Para las causales ordinarias del artículo 51 de la Ley 1480, debe atenderse el término de cinco días hábiles y sus requisitos. Los débitos automáticos periódicos tienen reglas propias de revocación y reversión que no se restringen mediante este contrato.

9 Qué ocurre si el servicio falla

VEREAL debe prestar las funciones ofrecidas con la diligencia, calidad, seguridad e idoneidad exigibles, atender fallas y suministrar información clara sobre sus resultados. Las interrupciones de bancos, operadores o servicios tecnológicos se analizarán según su causa; no constituyen automáticamente una exoneración de responsabilidad.

La entrega de mercancía es una decisión del comercio. Sin embargo, esa decisión no libera a VEREAL de responder por un resultado incorrecto, información engañosa, una falla de seguridad o un incumplimiento que le sea atribuible y cause un perjuicio jurídicamente indemnizable. La atribución, alcance y cuantía se determinarán según las pruebas y el régimen aplicable.

No se establece en estas condiciones generales un tope automático equivalente al precio pagado, ni se excluye de manera general el lucro cesante. No se limita la responsabilidad por dolo, culpa grave ni obligaciones o derechos que no puedan restringirse legalmente. La falta de información del cliente o la actuación de un tercero se valorarán según su incidencia real, sin trasladar automáticamente a otros nuestras obligaciones.

10 Lo que puede hacer con el servicio y sus datos

El plan concede acceso al software durante el período contratado, dentro de sus funciones y límites. No transfiere la propiedad del programa. El comercio conserva los derechos que legítimamente tenga sobre sus registros, sin afectar los derechos de los titulares de datos personales.

No está permitido cargar información obtenida ilícitamente, utilizar cuentas ajenas sin autorización, eludir controles de acceso o manipular comprobantes y evidencias para simular pagos. No reutilizaremos la información de sus pagadores para campañas, venta de bases de datos o entrenamiento de modelos propios. Cualquier finalidad nueva requerirá evaluación y fundamento jurídico previos.

11 Cómo presentar una reclamación

Puede presentar reclamaciones contractuales en hola@vereal.co o por el canal electrónico habilitado en la plataforma. Recibirá constancia de recepción y podrá consultar su estado. Las reclamaciones directas de consumidores se responderán en el término legal de quince días hábiles. Las solicitudes sobre datos siguen los plazos diferenciados de la política.

Se aplica la legislación colombiana. La condición de consumidor depende de la relación concreta y no se pierde por tener NIT o por aceptar un contrato empresarial. No imponemos arbitraje obligatorio ni renuncias a acudir a la SIC o a los jueces competentes. La atención directa no agrega requisitos a los previstos por la ley ni impide medidas urgentes.

Autoridad de protección al consumidor y de datos personales: Superintendencia de Industria y Comercio, https://www.sic.gov.co.

12 Cómo le avisamos de cambios

Las versiones se identificarán por fecha y se conservará evidencia de la aceptada. Los cambios materiales se informarán antes de aplicarse y requerirán nueva aceptación cuando corresponda. No se alterarán retroactivamente condiciones ya causadas ni se utilizará el silencio para imponer nuevas obligaciones, cobros o finalidades de datos que exijan consentimiento.

Si no acepta un cambio material, podrá terminar sin penalidad y solicitar sus datos. Cuando el cambio impida prestar lo ya pagado en las condiciones acordadas, se aplicarán la restitución correspondiente y los demás derechos legales. Las modificaciones de la política no validan retroactivamente tratamientos no autorizados.

1 Quién usa sus datos y cómo contactarnos

El operador es JAIRO HERNANDO JIMENEZ, persona natural con C.C. 93400268 y NIT 93400268-1, domiciliada en Floridablanca, Santander, Colombia, dirección Carrera 22B # 197 - 52, Floridablanca y teléfono 3222276646. La función de protección de datos está a cargo del proveedor y se atiende en hola@vereal.co. La fecha de vigencia figura al inicio y la política está disponible en https://app.vereal.co/legal.

Cuando decidimos para qué se usan los datos de nuestra relación con suscriptores, usuarios, interesados y personas que nos contactan, somos el «responsable» del tratamiento: administración de cuentas, facturación propia, soporte, seguridad, reclamaciones y comunicaciones autorizadas. Cuando su comercio nos entrega datos para verificar y gestionar sus pagos siguiendo sus instrucciones, somos el «encargado»: un proveedor que trabaja por cuenta del comercio, según el anexo.

Cada rol se determina por las decisiones reales sobre la información. El anexo no permite atribuir al comercio tratamientos que VEREAL decida para fines propios. Las actividades que requieran aplicar el régimen especial de información financiera, crediticia o comercial se evaluarán según su finalidad y circulación, sin asumir que todo comprobante es un dato sensible o un reporte crediticio.

2 Qué información necesitamos

Podemos tratar los siguientes datos, exclusivamente en la medida necesaria para las funciones activadas:

• Identificación y contacto del contratante, representantes y usuarios; nombre comercial, sedes, permisos y datos de facturación de la suscripción.
• Identificadores de cuentas receptoras y de integraciones, entidad, titularidad informada y datos necesarios para asociar el pago con el comercio.
• Imágenes de comprobantes, importe, fecha, referencia, origen y destino informados, nombre del pagador cuando aparezca y resultados de la extracción automática.
• Avisos bancarios seleccionados del dispositivo autorizado y sus datos de origen, fecha y contenido relevante; estados y referencias comunicados por Bold.
• Registros de acceso, decisiones manuales, errores, cambios, autorizaciones, solicitudes y actuaciones de soporte o seguridad.
• Llaves o tokens de integración cuando el mecanismo utilizado los requiera, tratados como secretos de acceso y no como contenido para la IA.
• Para nuestra suscripción mediante Wompi: identificador de la fuente de pago, marca y últimos cuatro dígitos, referencias de cargos y prueba de autorización. Los datos completos de tarjeta y su código de seguridad se procesan mediante la integración segura de la pasarela y no deben conservarse en VEREAL.

No se solicita la entrega de contraseñas bancarias, PIN de tarjetas ni códigos bancarios de autenticación. La lectura de notificaciones debe excluir mensajes personales, códigos de acceso y avisos ajenos a los pagos autorizados. Si se recibe accidentalmente información innecesaria, se restringirá su uso y se eliminará cuando no exista deber de preservación.

El servicio no se dirige a menores ni requiere datos sensibles para su operación ordinaria. El comercio debe evitar cargarlos. Si excepcionalmente existe necesidad legítima de tratarlos, deberá identificarse previamente la habilitación y aplicar las garantías reforzadas; una autorización genérica no basta.

3 Para qué usamos la información

Utilizamos la información para abrir y administrar cuentas; prestar las funciones contratadas; extraer y contrastar datos de pagos; mostrar estados y conservar evidencia; gestionar la suscripción y su facturación; prestar soporte; controlar accesos; prevenir usos indebidos del servicio; atender consultas y reclamaciones; y cumplir obligaciones y requerimientos legalmente exigibles.

La conservación o uso de evidencias para atender una controversia se limita a información pertinente y al fundamento jurídico aplicable. Invocar defensa de derechos no permite consultar indiscriminadamente datos de pagadores ni extender una autorización a cualquier finalidad.

Obtenemos autorización previa e informada cuando sea exigible y conservamos prueba de ella. La celebración del contrato, por sí sola, no sustituye todas las autorizaciones de datos personales. Cuando proceda una excepción legal, identificamos su alcance y mantenemos los deberes de seguridad, confidencialidad y finalidad.

No vendemos bases de datos ni utilizamos los datos de los pagadores del comercio para nuestra publicidad. Las comunicaciones promocionales a suscriptores o interesados requieren una autorización opcional y diferenciada. Las comunicaciones necesarias del servicio no se usarán para encubrir campañas comerciales.

4 Qué avisos podemos leer en el teléfono

Antes de activar esta función se explicarán las aplicaciones o emisores incluidos, datos necesarios y destino de la información. El acceso se habilita por el titular del dispositivo o administrador legitimado. Cuando el teléfono lo utilice un trabajador u otra persona, deben atenderse también sus derechos y autorizaciones; el permiso del propietario del negocio no habilita la lectura de toda su información personal.

El tratamiento se limitará a avisos relacionados con las cuentas y pagos autorizados. Los filtros deben operar antes de enviar información fuera del dispositivo siempre que sea técnicamente posible. No se transmitirán a proveedores de inteligencia artificial códigos de autenticación, llaves API ni conversaciones personales para verificar pagos.

Puede desactivar el permiso en el dispositivo o desconectar la integración. Se detendrá la nueva captura asociada, aunque algunos pagos quedarán pendientes de revisión por otros medios. Desactivar el permiso no borra automáticamente los registros ya obtenidos lícitamente ni impide solicitar su supresión conforme a esta política.

5 Quién puede consultar la información

El acceso se autoriza por comercio, sede y función. Las personas que operan VEREAL solo podrán consultar información necesaria para una solicitud de soporte, una incidencia de seguridad, una obligación legal o una controversia con fundamento válido. Deben quedar identificados el acceso, su motivo y las actuaciones realizadas. El administrador del comercio puede consultar en su suscripción las últimas 100 solicitudes de acceso de soporte registradas por este mecanismo: quién solicitó entrar, el motivo, la fecha y si el acceso comenzó, terminó o venció. Cada acceso dura como máximo 30 minutos. Este registro no describe cada consulta realizada ni reconstruye accesos anteriores a su habilitación. Las actuaciones realizadas y otros accesos operativos deben documentarse en el caso correspondiente; puede pedir información adicional, con protección de terceros y de detalles que comprometan la seguridad.

Podemos usar proveedores de alojamiento, almacenamiento, autenticación, comunicaciones e inteligencia artificial sujetos a obligaciones compatibles con el tratamiento encargado. No todos cumplen el mismo rol: una entidad de pagos puede actuar como responsable de sus propias operaciones. El inventario del anexo identifica los proveedores efectivos, servicios, ubicaciones y condiciones relevantes.

Se entregará información a autoridades competentes cuando exista fundamento legal, dentro del alcance exigible. Los abogados y otros asesores que necesiten evidencia estarán sujetos a deberes de reserva y solo recibirán la parte necesaria.

6 Inteligencia artificial y operaciones internacionales: cuándo salen datos del país

Para la lectura automática de comprobantes se utiliza inteligencia artificial de Anthropic mediante su API comercial directa, únicamente para extraer la información necesaria para el servicio, no se usa para publicidad ni para entrenamiento ajeno al encargo. El modelo principal informado por el operador es Claude Sonnet 5. Se envía el contenido necesario para la extracción y se recibe una respuesta con datos que deben contrastarse. La IA no certifica la autenticidad bancaria ni decide por sí sola la recepción definitiva del dinero.

El procesamiento puede ocurrir fuera de Colombia. OpenAI solo podrá activarse después de verificar y documentar las condiciones de su API comercial. Google Gemini permanece bloqueado: el operador ha confirmado el uso de cuota gratuita, cuyas condiciones no son compatibles con enviar datos personales o confidenciales de comprobantes. Disponer de una clave o elegir un modelo no autoriza el envío, tampoco como respaldo automático.

La entidad contratada, países de procesamiento y almacenamiento, intermediarios, modelo, conservación y mecanismos de eliminación deben figurar en el inventario antes de activar el flujo. No se presume una ubicación única ni retención cero por el solo nombre del proveedor.

Si un proveedor en otro país trata los datos siguiendo instrucciones y por cuenta del responsable —una «transmisión internacional»—, debemos dejar por escrito qué puede hacer, con qué seguridad y reserva, y qué obligaciones asume conforme a la normativa colombiana. Si los datos pasan a otra entidad que decide sus propios fines —una «transferencia»—, debemos comprobar además qué regla legal permite hacerlo. No basta una aceptación genérica de envíos al exterior.

No autorizamos utilizar comprobantes identificables del comercio para entrenamiento de modelos con fines ajenos al servicio. La selección y configuración del producto contratado deben ser compatibles con esa restricción. Se informarán las retenciones técnicas y excepciones legales o de seguridad que efectivamente apliquen, sin ofrecer eliminación inmediata que no pueda demostrarse.

7 Cuánto tiempo conservamos los datos y cómo los eliminamos

No se conserva todo el contenido durante diez años por el solo hecho de estar relacionado con un pago. Aplicamos períodos distintos según la categoría y la finalidad:

Historial y archivos del comercio: Mientras la cuenta esté activa y resulten necesarios para el servicio. Se revisará su necesidad al menos anualmente. Tras la terminación, hasta 90 días calendario para entrega y salida, salvo instrucción válida de eliminación anterior o deber concreto de preservación.

Prueba gratuita sin contratación posterior: Hasta 90 días calendario después de finalizar la prueba, para permitir la entrega de información, salvo solicitud procedente de eliminación anterior.

Copias de respaldo: Eliminación por rotación en un máximo de 90 días calendario después del borrado de los sistemas activos. Permanecen restringidas y, si se restauran, se reaplicarán las órdenes de eliminación.

Registros técnicos de seguridad: Hasta 12 meses desde el evento; únicamente lo indispensable para investigar y proteger el servicio. Un incidente concreto puede justificar preservación excepcional documentada.

Llaves de integración: Se deshabilita su uso al desconectar la integración y se eliminan de sistemas activos dentro de 30 días calendario. Las copias siguen su ciclo de eliminación. El titular debe revocarlas también ante el emisor cuando corresponda.

Soportes propios de facturación y comercio de VEREAL: El término legal aplicable a cada documento. Para libros y papeles de comercio sujetos a la regla general, 10 años desde el último asiento, documento o comprobante, sin extender ese plazo a toda la base del cliente.

Datos para promociones: Hasta la revocación o hasta 12 meses sin interacción, lo que ocurra primero. Puede conservarse un registro mínimo de exclusión para evitar nuevos contactos no autorizados.

Evidencia de autorizaciones y controversias: Solo la necesaria durante la finalidad y los términos legalmente exigibles o justificables para acreditar el tratamiento o atender el caso. Toda extensión tendrá motivo, alcance y fecha de revisión documentados.

Los plazos máximos no obligan a conservar información que haya dejado de ser necesaria. Una obligación de archivo a cargo del comercio no se convierte automáticamente en una obligación indefinida de VEREAL de alojar sus datos: el comercio deberá obtener su copia antes del cierre del período de salida.

Si no procede borrar una parte, informaremos la categoría conservada, el motivo y el plazo o criterio aplicable, sin divulgar información reservada por ley. Se restringirá su uso y se eliminará o anonimizará irreversiblemente cuando desaparezca la causa. No se conservará el resto de la cuenta por mera conveniencia.

8 Cómo consultar, corregir o pedir que eliminemos sus datos

Los titulares pueden acceder a sus datos, conocer su uso, pedir prueba de autorización, actualizar y rectificar los datos inexactos, solicitar suprimir sus datos y revocar la autorización cuando proceda. Pueden reclamar ante la SIC después de agotar el trámite previo legalmente exigido. El acceso y la atención ordinaria de estas solicitudes son gratuitos.

Escriba a hola@vereal.co, identifique su solicitud y proporcione un medio de respuesta. Verificaremos su identidad o representación de forma proporcional, sin exigir documentos innecesarios. Si conoce el comercio asociado, inclúyalo para facilitar la ubicación. No envíe contraseñas ni códigos bancarios.

Consulta: 10 días hábiles desde su recepción. Si es necesario ampliar, se informa motivo y fecha antes del vencimiento; máximo 5 días hábiles adicionales.

Reclamo: 15 días hábiles desde el día siguiente a su recepción completa. La ampliación motivada, informada antes del vencimiento, no excederá 8 días hábiles adicionales.

Si el reclamo está incompleto, se solicitará subsanación dentro de cinco días y se aplicará el desistimiento después de dos meses sin atender el requerimiento. Recibido completo, se incorporará la indicación de reclamo en trámite dentro de dos días hábiles. Si no somos competentes, se trasladará a quien corresponda dentro de dos días hábiles y se informará al interesado.

Cuando actuemos como encargados, colaboraremos con el comercio responsable sin desentendernos de nuestros deberes. La supresión o revocación no procede respecto de información cuya conservación siga siendo exigible por una obligación legal o contractual válida; cualquier negativa será motivada y limitada a lo necesario.

9 Cómo protegemos la información y atendemos incidentes

VEREAL debe aplicar medidas proporcionales al riesgo, incluyendo control de accesos, protección de credenciales, comunicaciones seguras, separación lógica entre comercios, copias de respaldo y registros de actuaciones. Las medidas deben mantenerse, revisarse y poder demostrarse; no se ofrece una garantía absoluta de ausencia de incidentes.

Si conocemos un incidente que afecte datos tratados por cuenta de un comercio, lo informaremos sin demora injustificada con la información disponible y actualizaremos el reporte conforme avance la investigación. Evaluaremos la comunicación a titulares y realizaremos los reportes legalmente exigibles a la SIC. La ausencia de obligación de inscribir bases en el RNBD no elimina los deberes de reporte de incidentes.

10 Sus decisiones sobre publicidad y cambios

La publicidad por WhatsApp, correo, SMS o llamadas se limita a las finalidades y canales autorizados, respetando solicitudes de retiro, el Registro de Números Excluidos y las reglas de horarios y periodicidad aplicables. Puede retirar la autorización promocional en hola@vereal.co o por el mecanismo sencillo de baja del mensaje, sin perder el acceso al servicio contratado.

Los cambios materiales de esta política se comunicarán antes de aplicarse. Una finalidad nueva que requiera autorización no comenzará hasta obtenerla. Se conservará evidencia de las versiones y autorizaciones aplicables. La política permanecerá disponible durante las operaciones de tratamiento y la conservación legal posterior.

1 Qué nos encarga su comercio

Este anexo integra el contrato entre el proveedor identificado en los términos y el comercio identificado en el registro y resumen de contratación. Para los datos de personas que el comercio aporta con el propósito de verificar sus pagos, el comercio actúa como responsable y VEREAL como encargado.

Las instrucciones documentadas comprenden registrar, almacenar, consultar, extraer, contrastar, presentar, exportar, corregir y eliminar información para las funciones habilitadas. Incluyen las actuaciones de soporte y seguridad necesarias para ese encargo. No autorizan campañas a los pagadores, entrenamiento ajeno al servicio ni circulación de información entre comercios.

Los titulares comprendidos son pagadores, usuarios y trabajadores vinculados al flujo del comercio. Las categorías son las descritas en la política, limitadas a las activadas. El encargo dura la prestación y el período de salida; los deberes de confidencialidad subsisten mientras se conserve información.

2 Qué necesita hacer su comercio

El comercio debe contar con habilitación para recolectar y comunicar los datos; informar las finalidades y conservar las autorizaciones cuando sean exigibles; limitar lo que carga; comunicar rectificaciones o restricciones; y administrar las personas y dispositivos autorizados. Debe suministrar sus instrucciones y las reglas pertinentes de su política.

Si una instrucción es ambigua, incompatible con la ley o excede lo contratado, VEREAL solicitará aclaración y podrá suspender únicamente el tratamiento afectado. La responsabilidad de cada parte se determina por sus actuaciones y deberes; este anexo no impone al comercio una indemnidad general por fallas de VEREAL.

3 A qué se compromete VEREAL

VEREAL se obliga a respetar las instrucciones lícitas y las finalidades autorizadas; exigir confidencialidad al personal; aplicar medidas de seguridad; restringir el acceso; asistir en consultas y reclamos; corregir y actualizar oportunamente; y cooperar en incidentes, requerimientos y eliminación.

Conservará evidencia razonable del cumplimiento y suministrará al comercio información suficiente para verificarlo, sin revelar datos de terceros ni secretos que comprometan la seguridad. No entregará información a otra parte por simple solicitud informal. Informará al comercio de requerimientos de autoridad que afecten el encargo, salvo prohibición legal.

4 Qué ocurre cuando necesitamos otro proveedor

El comercio autoriza únicamente los proveedores identificados en el inventario vigente y las actividades allí descritas. VEREAL debe vincularlos bajo obligaciones adecuadas al encargo y verificar que la cadena de prestación permita cumplir la normativa colombiana. El uso de proveedores no elimina las obligaciones legales propias de VEREAL.

Se informará con quince días calendario de anticipación la incorporación o sustitución material de un proveedor con acceso a datos. El comercio podrá formular una objeción fundada en protección de datos durante ese período. Si no se resuelve, no se enviarán sus datos al nuevo proveedor y se acordará una alternativa o la terminación de la función afectada, con devolución proporcional de la parte prepagada que no pueda prestarse. Las medidas urgentes para contener incidentes se limitarán a lo indispensable y se comunicarán prontamente.

Antes de cualquier envío internacional se documentará si existe transmisión o transferencia, su fundamento y las garantías aplicables. Las cláusulas extranjeras de un proveedor no se considerarán por sí solas prueba suficiente de cumplimiento de todas las exigencias colombianas.

5 Qué pasa al terminar o presentar una reclamación

Al terminar se aplicará la entrega y eliminación previstas en los términos y la política. VEREAL atenderá solicitudes de constancia de eliminación y distinguirá los sistemas activos, copias de respaldo y registros preservados por causa válida.

El acceso a evidencias para una reclamación debe documentar quién accede, a qué información, para qué asunto y durante cuánto tiempo. Si VEREAL determina una finalidad propia de defensa, deberá analizar su rol y habilitación para ese tratamiento, sin ampararlo automáticamente en las instrucciones del comercio.

6 Qué proveedores participan y bajo qué condiciones

Este inventario debe estar completo y disponible antes de habilitar el tratamiento correspondiente. Solo se incorporarán proveedores efectivamente utilizados.

Lectura de comprobantes: Anthropic mediante API directa. Entidad: [ENTIDAD CONTRATADA ANTHROPIC]. Modelo principal informado: Claude Sonnet 5; confirmar identificador desplegado y modelos auxiliares activos. Países: [PAÍSES EFECTIVOS]. Retención y eliminación: [REGLA EFECTIVA Y EXCEPCIONES]. Acuerdo: [VERSIÓN Y EVIDENCIA DEL DPA]. Datos: contenido mínimo necesario del comprobante.

IA adicional o de respaldo: OpenAI API: no habilitado hasta verificación expresa. Google Gemini API: bloqueado porque usa cuota gratuita; modelo informado por el operador: Gemini 3.6 Flash, identificador exacto pendiente de verificación. Para cada proveedor activo: [ENTIDAD, PRODUCTO, MODELO, PAÍSES, DATOS, RETENCIÓN, ACUERDO Y EVIDENCIA]. Indicar cuál es principal o respaldo y excluir del inventario operativo el no utilizado.

Alojamiento y almacenamiento: [CONFIRMAR SERVICIOS ACTIVOS DE RAILWAY Y CLOUDFLARE R2]. Para cada servicio: [ENTIDAD, PAÍSES, DATOS, CONSERVACIÓN, RESPALDOS Y ACUERDO]. La base SQLite y los archivos de VEREAL se alojan en la infraestructura efectivamente indicada. El titular confirmó en la configuración de Railway la región US East, Virginia, Estados Unidos, para el servicio. Colombia corresponde al perfil o facturación. Falta cotejar el volumen, las copias y cualquier almacenamiento adicional; esta región no acredita la ubicación de todos los proveedores.

Autenticación y comunicaciones operativas: Autenticación gestionada por VEREAL. Para los envíos operativos, identificar solo los canales activos de Resend, Gmail o WhatsApp: [PROVEEDOR, PRODUCTO, PAÍSES, DATOS, CONSERVACIÓN Y ACUERDO].

Cobro de la suscripción: Wompi S.A.S. Gestiona tokenización, fuentes de pago y transacciones de la suscripción bajo sus condiciones y autorizaciones propias. VEREAL conserva referencias necesarias, identificador de fuente y prueba de autorización. Configuración efectiva: [PRODUCTO Y FLUJO WOMPI VERIFICADOS]. No se atribuye automáticamente a Wompi la condición de encargado para todas sus operaciones.

Integración de pagos: Bold, mediante la cuenta autorizada del comercio. Identificación contractual e integración: [ENTIDAD Y PRODUCTO BOLD]. Datos y permisos: [ALCANCE EFECTIVO]. Rol: según la operación, sin atribuir automáticamente a Bold la condición de encargado de VEREAL.